기업 내 문서 유통 자동화. 문서 관리 및 문서 관리 프로그램

워크 플로우 자동화거의 모든 현대 기업들이 이용하는 수단. 소규모 회사조차도 편지, 예산, 청구서, 계약서 및 모든 종류의 요구 사항을 포함한 다양한 문서를 사용합니다. 이런 이유로 현대의 모든 조직은 문서 순환 자동화와 같은 방법을 사용하여 데이터의 완전성과 안전성, 다양한 정보 검색 및 저장의 편리 성 및 조화에 필요한 시간의 최대 최적화를 보장합니다.

왜 이것이 필요한가?

실질적으로 어떤 회사에서든 직원들은많은 시간이 올바른 정보를 찾기 위해 노력하고, 통계는 설득력는 작업 시간의 절반을 소요했다. 그것은 또한 당신이 새롭게 대신 다시해야한다는 공교롭게도 "어딘가"존재하는 모든 문서를 다시 사용합니다. 그것은 표준이 조약의 원문은 컴퓨터의 변호사 인 상황이다, 저널은 회계 시스템에서 실행 계약의 실행에 수반되는 유가 증권에 엔트리, 지폐와 행위는 종이 형태로 금융 부문에 포함되고, 대응 조약의 행위에 관하여 작업은 전자 메일 상자 직원입니다. 이러한 정보 "분산"그것은 실제 워크 플로우 자동화가 이러한 상황에, 보안, 무결성과 일관성에 매우 유해하다.

전문 소개정보 시스템은 대부분의 문제가 해결됩니다. 예를 들어, 일부 예산 시스템은 서로 다른 버전의 문서를 작성 및 저장하고 상태를 표시하여 상호 연관된 예산 시스템을 만들 수있는 기회를 제공합니다. 따라서 예산 문서 순환 문제는 이러한 시스템을 사용함으로써 부분적으로 해결됩니다.

그러나 현대를 잊지 마세요.예산 기반, 회계 및 ERP 시스템은 대다수의 경우 구조화 된 정보, 즉 테이블 형태로 생성되고 저장 될 수있는 데이터로 작업합니다. 대부분의 전문가에 따르면 구조화 된 정보의 현대 비즈니스의 전체 데이터 중 20 %만이 제공되는 반면 나머지는 전자 서신, 문서 텍스트, 협상 및 회의의 다양한 프로토콜, 이미지 등이 포함됩니다. 구조화되지 않은 정보를 연구하지 않고도 구조화 된 정보가 이미 존재하는 상황에 대한 일반적인 평가를 수행 할 수있는 방법은 없습니다. 그러한 데이터의 저장, 수집 및 후속 처리는 문서 유통 자동화 또는 회사 정보 컨텐트의 관리 시스템에 의해 제공됩니다.

이게 뭐야?

전자 문서 관리 시스템 사용제출 된 문서를 기반으로 조직 직원 간의 상호 작용 조직을 제공합니다. 다시 1C에서 문서 순환은 문서 작성, 조직을 통한 이동의 가능성을 제공하며 도움으로 설명 된 문서 및 프로세스의 실행을 제어합니다. 따라서 전자 문서 관리는 회사에 엄청난 수의 이점을 제공하여 업무를 거의 새로운 수준으로 전환합니다.

전자 문서의 모든 단일 문서이 시스템은 고유하게 특징 지우는 세부 사항 전체가 존재 함으로 구별됩니다 (그러한 세트 카드를 호출하는 것이 일반적입니다). 카드에는 문서 유형, 작성 날짜 및 변경 날짜, 작성자 이름, 저장 위치 등을 비롯한 다양한 정보가 포함될 수 있습니다. 앞으로는 문서 관리 시스템이이 카드에 명시된 세부 사항에 따라 필요한 문서를 저장하고 검색 할 수 있도록 제공 할 것입니다.

특징

전자 문서 관리는 조직에 많은 이점을 제공 할뿐만 아니라 많은 새로운 기회를 열어줍니다.

중앙 집중식 관리

아무리 큰특정 회사 인 경우 문서 관리 시스템을 사용하면 문서 형식이 급속하게 변경 될 수 있습니다. 예를 들어, 여러 책임 중심지에서 지출에 대한 신청서 양식을 변경하려면 이미 시스템에 저장된 응용 프로그램의 템플리트를 특정 조정 만하면 충분합니다. 그 이후에, 신청서가 작성되고이 시스템을 통해 전송되기 때문에 그러한 신청서를 작성하는 직원은 더 이상 구식 양식의 문서를 사용할 수 없습니다.

문서 수명주기 지원

항복 할 모든 문서어떤 기업에서든 처리되기 위해서는 몇 가지 확립 된 단계를 거쳐야합니다. 예를 들어, 기업 예산에 관해 이야기하고 있다면, 먼저 컴파일하고 특정 시간 내에 승인하고 실행해야합니다. 그 후에이 예산에 대한 다양한 실제 및 계획 지표가 신중하게 분석되어 아카이브로 보내집니다. 1C에서 문서 관리는 회사 환경의 기본 요구 사항뿐만 아니라 다양한 회사의 법적 표준 및 업계 표준을 고려하여 문서의 수명주기에 대한 엄격한 제어를 제공합니다.

팀웍

전자 문서 관리 시스템문서에 대한 집단 작업을 훨씬 단순하게 구성 할 수 있으며, 다른 사무실이나 다른 도시에있는 전문가가 참여할 수 있습니다.

시스템은 충분히 큰 금액을 저장합니다.하나의 문서 버전을 제공하고 직접 변경 외에도 사용자가 전달해야하는 기본 정보에 영향을주지 않고 데이터에 주석을 달아 특정 메모와 메모를 추가 할 수 있습니다.

기밀 유지

그러한 시스템의 다소 중요한 특징동일한 1C 워크 플로에서 특수 전자 서명을 통해 서명하고 암호화를 수행 할 수 있다는 것입니다. 덕분에 필요한 경우이 정보의 확실성을 확인할 수있을뿐만 아니라 작성자를 모호하지 않게 결정할 수있을뿐 아니라 다양한 데이터를 저장하는 가장 효과적인 보안을 얻을 수 있습니다.

라우팅

전자 문서 관리 시스템특정 논문의 작성에 참여하는 직원은 반드시이 논문을 전 송하는 것이 가장 바람직한 사람을 반드시 이해해야합니다. 기업의 전자 문서 관리를 통해 데이터를 적합한 사람에게 자동으로 전송할 수 있습니다.

라우팅 자체는 무료이며힘든. 무료는 필요에 따라 절대적으로 모든 수취인에게 문서를 보낼 수있는 가능성을 제공하지만 가장 정확한 규정을 엄격하게 규정하지만 특수한 경우에는 문서의 교통 규칙에 설정된 작업이 약간 중단 될 수 있습니다 (예 : 검토를 위해 초안 문서를 보내야하는 경우 타사 전문가에게).

액세스 제어

구분 방법에 대한 몇 가지 옵션이 있습니다.문서 관리 측면에서 다양한 회사 직원의 권한 따라서 워크 플로우의 현대 자동화는 사용자가 데이터를 완벽하게 제어 할 수있게 해주 며 편집 기능을 제한하거나 일부 파일 만 보거나 주석을 추가 할 수도 있습니다. 이 때문에 다른 데이터로 작업하는 것이 훨씬 쉬우 며 중요한 작업이 훨씬 안전 해집니다.

통합

최대한의 무결성 보장특정 회사 내에서 유통되는 정보, 기업의 전자 문서 관리는 설립 된 시스템과 재무, 생산, 분석 등의 통합을 제공합니다. 이러한 통합 가능성으로 인해 현대 문서 관리 시스템은 종종 여러 유형의 소프트웨어 간 연결 고리로 사용됩니다.

논리적으로 관련된 모든 시스템의 문서이 정보를 컨텍스트라고합니다. 여기에는 종이 또는 전자 서신, 팩스, 지불 서류, 이벤트 프로토콜, 비디오 또는 오디오 녹음 및 기타 많은 정보가 포함될 수 있습니다. 문서의 컨텍스트는 설명서의 기본 설정과 요구 사항에 따라 수동으로 추가하거나이 프로세스를 완전히 자동화 할 수 있습니다.

예를 들어, 예산을 형성하고 연속적으로 변경하는 과정에서 현대 문서 관리 시스템은 다른 많은 문맥 정보를 사용할 수 있습니다.

우리 자신뿐만 아니라 외부로부터 얻은 것을 포함하여 모든 종류의 시장 조사,
계약자 (고객 또는 공급자)와의 다양한 계약;
특별 규제 및 참조 문서;
제한이나 가정 (예 : 인플레이션 율, 환율 및 기타 데이터)을 반영하는 추가 문서;
회의록이 토론을 위해 열렸다.예산 버전의 모든 버전 및 프로세스 참여자의 다양한 작업 의견 및 의견 (종종 그러한 문서는 전자 메일을 통해 모든 직원들간에 전송되며 예산 정보 파일과 별도로 저장됩니다).

에서 예산으로 작업하는 사용자필요한 경우 현대 문서 관리 자동화 기술을 사용하여 오랜 검색없이이 작업을 수행 할 수 있기 때문에 언제든지 위의 문서를 볼 수 있습니다.

우리가 사용하는 시스템은 무엇입니까?

가장 보편적 인 소프트웨어 중 하나러시아 회사에서 볼 수있는 솔루션은 Microsoft Outlook 유틸리티와 Microsoft Exchange Server의 조합이라고 할 수 있습니다. 원칙적으로 첫 번째 응용 프로그램은 거의 모든 컴퓨터에 설치되지만 Exchange Server는 종종 본격적인 전자 메일 서버로 사용됩니다. 전자 문서 흐름의 도입이 상대적으로 오랜 기간 수행 된 회사에서도 이러한 프로그램은 거의 모든 조직에서 문서 흐름 자동화의 상당히 기능적인 수단으로 사용할 수있는 일부 중앙 설정을 수행 한 후에 전자 메일 작업 플랫폼으로 만 사용됩니다. .

현재 러시아 시장은 채워져있다.수십개의 서로 다른 시스템을 통해 문서 관리 자동화가 보장되며, 서양인뿐만 아니라 국내 개발자도 유사한 지원을받을 수 있습니다. 심지어 위의 프로그램 외에도 Microsoft는 Content Management Server 또는 SharePoint Portal Server와 같은 유틸리티를 제공합니다.

모든 기존 시스템 중에서 가장 강력한 시스템기본적으로 대기업 만이 자동화 프로세스를 사용합니다. 일부 회사의 워크 플로는 Lotus Notes 소프트웨어 패키지를 통해 자동화되지만, 전체 시스템을 기반으로 완전히 작성하기가 어렵 기 때문에 많은 사람들이이를 "프로그래머를위한 디자이너"라고 부릅니다.

러시아와 서부 시스템의 차이점은 무엇입니까?

우리가 주요 차이점에 대해 이야기한다면국내 및 해외 유틸리티, 그들은 확장 옵션을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 서양 개발자의 시스템이 거의 모든 운영 체제에서 작동 할 수 있다면, 국내 개발자는 주로 그 중 하나만을 위해 개발됩니다. 물론 이것은 종종 Windows입니다. 서구 시스템은 모든 DBMS를 사용하도록 구성됩니다. 러시아 시스템의 이러한 제한은 플랫폼 간 통합 솔루션을 구축 할 가능성을 크게 복잡하게 만듭니다.

기능성과 관련하여, 주요 차이점서구에서는 문서화 및 워크 플로우 자동화가 단일 브랜드로 생산 될 수 있지만 여러 목적으로 설계된 여러 프로그램에 의해 수행된다는 사실에 있습니다. 예를 들어 Documentum은 ERP 시스템과의 통합, 설계 워크 플로 지원 등과 같은 완전 자동화에 사용되는 여러 개별 제품을 제공합니다. 러시아에서 개발 된 대부분의 소프트웨어는 특정 작업을 해결하기위한 것입니다.

근본적인 차이점워크 플로우 자동화 시스템을 구성하는 것에 대한 양측의 접근 방식에 있습니다. 서구 시스템은 조직 내에서 발생하는 다양한 엔드 - 투 - 엔드 비즈니스 프로세스를 완벽하게 자동화하고 후속 지원하는 것을 목표로하는 반면 압도적 다수의 국내 프로그램은 특정 기능 만 자동화합니다.

서부 시스템의 비용은 대략정상적인 전자 작업 흐름을 보장하기 위해 필요한 구현, 프로그램 및 장비 비용을 고려하지 않고 각 작업장에 대해 $ 400에서 $ 1000까지 다양합니다. 대부분의 경우 워크 플로 자동화 프로그램은 다양한 주식으로 구현되기 때문에 구현 자체는 보통 라이선스 비용의 절반 정도가 소요되는 경우가 있습니다. 그러나 어떤 경우에는 가격이 훨씬 비쌉니다. 가장 어려운 것 중 하나는 금융 문서의 자동화 프로젝트입니다. 그러한 프로젝트의 경우 구현 비용이 라이선스 비용에 비해 약 2-3 배 더 높기 때문입니다.

국내 프로그램은 가격으로 판매됩니다.각 직장에 $ 200-600이 있으며, 이외에도 추가 프로그램 및 다양한 장비 비용이 고려됩니다. 결국 비교 비용의 계산은 서구 시스템과 거의 동일합니다.

특징

대부분의 경우 품질자동화의 우선 순위 영역은 문서의 조정과 관련된 프로세스로서, 예를 들어 초기 준비 프로세스 및 예산의 추가 구현 프로세스입니다. 그러나 이제는 많은 팀이 사무 자동화 및 워크 플로우, 즉 발신 및 수신 문서를 등록하는 절차를 사용합니다.

전자 시스템 소개는다른 자동화 된 시스템의 도입과 근본적인 차이가 있으므로이 프로젝트의 고유 한 기능에만 머물러있는 것이 좋습니다.

기업 볼트 생성

워크 플로우 자동화 시스템 도입어쨌든 모든 문서가 저장되는 특정 회사 저장소를 만들 수 있습니다. 이러한 저장소의 논리적 구조, 보안 정책의 개발 및 추가 구현, 문서 저장소의 계층 구조는 최대한의 철저성을 요구하며 프로젝트 구현의 초기 단계에서 수행되어야합니다.

저장 기능디자인 초기에 배포 할 수 있으므로 초기 단계에서 모든 문서를 현재 저장소에서 단일 회사 저장소로 이동할 수 있습니다. 이로 인해 사용자는 시스템의 주요 기능에 익숙해 질 수 있으며 동시에 사용법에 익숙해 질 수 있습니다. 문서 변경 통지, 새로운 문서의 출현 등과 같은 서비스 기능의 사용을 통해 소개되는 시스템에 직원의 적응을 가속화 할 수 있습니다.

따라서 작업 흐름의 자동화는 작업을 개발하고 개선하기 위해 노력하는 모든 현대 기업에 필요합니다.