비밀 사무실 작업 : 조직 및 비즈니스 규칙

이제부터 비밀 업무는 특권이다.국가 기관 만이 아닙니다. 오늘날 기밀로 도장 된 문서는 거의 모든 주요 상업 조직에 있습니다. 이 기사는 당신에게 비밀 문서의 적절한 관리에 관한 모든 것을 알려줄 것입니다.

기록 유지의 비밀 개념

어떤 작업 활동, 편도 또는 다른은밀한 문서 또는 비밀 문서와 연결되어있어 항상 많은 어려움, 문제점 및 위험을 안고 있습니다. 이것에 대한 이유는 무엇입니까? 여러 가지 이유가 있는데, 그 중 기본은 비밀 분류를 지닌 유가 증권과 유능한 협조가 불가능하다는 사실입니다.

우선, 다음을 결정할 가치가 있습니다.일반적으로 비밀입니다. 신비에는 여러 가지 의미가 있습니다. 가장 일반적인 정의를 고려해야 만합니다. 그런 다음이 개념은 제한된 범위의 사람들에게만 제공되는 정보로 취급되어야합니다. 비밀은 누설되어서는 안되며 비밀로 유지되어야합니다. 일반적으로 수수께끼는 곧 사라지고 수많은 사람들에게 정보가 제공됩니다. 따라서 비밀 기록 관리 조직이 불필요해진다.

보안 인사말

현재 비밀은 여러 가지가 있습니다.기본 유형. 그것이 국무 업무와 연결된 비밀 사무실 업무의 문제라면, 모든 문서는 세 가지 주요 유형으로 나뉩니다.

특별한 중요성;
일급 비밀;
공식 사용.

이 분류는 1993 년 7 월 21 일 특별 연방법 "국가 기밀"에 의해 수정되었습니다. 위의 독수리는 각각 무엇입니까?

"특별한 중요성"표시 줄은높은 수준의 비밀. 당연히 이러한 상태는 모든 문서에서 얻을 수 없습니다. 따라서 특정 중요성이있는 지판을 공개 할 경우 주나 여러 사람들에게 심각한 피해를 줄 수 있습니다. 이것이 그러한 문서의 보호가 적절한 이유입니다.

일급 비밀도 할당됩니다.국가 기밀을 포함하는 문서. 이러한 유형의 증권을 다루는 데있어서 엄격한 규제는이 경우 고유 한 특징입니다.

"서비스 사용"스탬프는 제공하지 않습니다.특정 기밀성에 대한 문서를 제공하지만, 그 사용을 크게 제한합니다. 이러한 종류의 비밀 사무 업무는 원칙적으로 상업적 구조로 확립됩니다.

분류 절차

분류 절차는 여전히 연방 주정부 법을 제정합니다. 비밀. 이 문서에 따르면, 주 (state)에 종속 될 비밀은 다음을 포함 할 수 있습니다 :

군대에 관한 정보;
경제, 기술 또는 과학에 관한 정보;
외교 정책 또는 경제 분야에 관한 정보;
대책 정보, 운영 또는 조사 활동, 테러 방지 정책 등에 관한 정보

서류 분류의 대상은 무엇입니까? 주목할 가치가있는 주요 사항은 특별히 승인 된 전문가의 존재입니다. 특정 자격을 가진 사람은 특정 서류의 안전한 보관을 개발하는 데 종사하고 있습니다. 가장 적합한 보안 분류가 선택되며, 그에 따라 더 많은 작업이 수행됩니다. 본질적으로 비밀 기록 관리는 직원 및 관리자가 참여하는 거대한 분야입니다.

비밀 결정 시스템 원리

학위에 대한 가장 유능한 결정기밀은 정기적으로 특별 원칙을 적용해야합니다. 다음으로, 우리는 서류 작업에서의 비밀 정의의 형태 - 일관성의 원칙에 대해 논의 할 것입니다. 그가 뭘 좋아하니?

시스템 접근법의 주요 특징은 특별한 것입니다.일반적으로 분류의 문제에주의. 주요 기능은 서로 영향을주는 두 가지 경향을 보존하는 것입니다. 한편으로는 중요한 정보의 보급을 방지하는 것입니다. 반면에 대량 비밀과 그 이후의 문제를 피하기 위해

비밀은 어때?사무실 일? 여기서 주요한 두 가지 메커니즘은 과대 평가와 비밀에 대한 과소 평가입니다. 과대 평가는 필요한 정보를 교환 할 가능성을 현저하게 줄이고, 삼가 서 말하면 프로세스가 약해진다.

기타 원칙

비밀의 다른 원리와 규칙은 무엇인가?사무는 구별 될 수 있습니까? 일관성 외에도 객관성에 주목할 가치가 있습니다. 요점은 무엇입니까? 간략한 설명을하면 다음과 같이 들립니다. 비밀 문서 작업을 할 때 다양한 주관적인 견해와 가정으로 안내 할 수 없습니다. 필요한 모든 조치가 개발 될 특정 규칙 목록이 있어야합니다.

최적화 원리는 또 다른 적분비밀 기록 관리의 요소. 주된 의미는 분류 된 문서에서 가장 적은 양의 데이터가 최상의 최적의 솔루션이라는 것입니다. 잉여 정보는 필요한 보안 수준을 위반하게됩니다.

정기 검사의 원칙은 비밀 문서의 지속적인 모니터링입니다.

비밀 문서를 변경할 때

이미 언급했듯이, 비밀의 정도는또는 다른 문서는 특별한 정보 목록에 따라 결정됩니다. 분류 후 문서는 분류되어 저장 장치로 보내집니다. 이 문서를 변경할 수 있습니까?

비밀 기록 관리에 관한 지시,여기에는 연방법이 포함되어 있습니다. 은밀하게, 그것은 여러 가지 객관적 상황과 상황을 수정한다. 문서에 따라 다양한 정도의 수정이 필요할 수있다. 그러나 문서의 기밀을 없애거나 변경하는 기간은 30 년을 넘지 않아야합니다. 예외는 특별한학과 간위원회의 결정입니다. 비밀 유지의 경우와 마찬가지로, 보안 분류의 제거 또는 축소에 대한 작업은 권한이 부여 된 특수 그룹에 의해 수행됩니다.

비밀 문서의 파괴

비밀을 파괴하겠다는 결정이 문서는 그것에 부과 된 비밀 스탬프에 따라 다릅니다. 독수리가 특별한 중요성이나 완벽한 기밀로 표시되면, 모든 질문은학과 간위원회에 의해 다시 결정됩니다. 우리가 영업 비밀, 모든 기업의 비밀 문서에 관해 이야기하는 중이라면 특별한 전문가위원회와 관리자를 소집해야합니다. 조직의 문제를 해결하고 관리자는 허가를 받아야합니다.

원칙적으로 파괴 과정은3 명 이상으로 구성된 종이는 특수 기계 (종이 가공 기계)의 도움으로 파괴됩니다. 표장은 회계 기록을 정의하는 등록 양식에 표기해야합니다. 비밀 문서의 파괴가 내부 재고의 파기와 병행하여 이루어져야한다는 것도 주목할 가치가있다.

비밀 사무실 업무 수행 규칙

그런 다음 기업의 비밀 문서를 논의 할 것입니다.또는 다른 상업적인 구조. 비밀 문서 작업을 할 때 몇 가지 기본 규칙과 요구 사항을 고려해야합니다. 가장 중요한 사항을 강조 할 가치가 있습니다.

허가받지 않은 사람이 문서에 접근하는 것을 엄격히 통제해야합니다. 우리는 직원에 대해 이야기하고 있습니다. 따라서 보안은 보안 또는 보안 서비스를 통해 설정되어야합니다.
비밀 문서로 작업 할 권리가있는 사람들을 정확히 식별 할 필요가 있습니다. 따라서 그들은 특별한 권한을 부여 받아야한다.
비밀 문서 작업에 관한 명확한 지시 (메모)가 있어야합니다. 모든 추가 작업은 엄격하게 계획되어야합니다.
상업 및 생산 비밀의 비공개는 직원에게 가져 가야합니다.
일정한 자료가 있어야합니다.비밀 문서에 접근 할 수있는 자의 승진. 특히 비밀 비서는 경영진의 개인적 통제하에 있어야합니다.

비밀 또는 비밀 문서 작업시 준수해야하는 기본 규칙입니다.

비밀 문서 전문가의 의무

함께 일할 수있는 직원의 책임비밀 기업 사무, 각 기업마다 다릅니다. 어떤 경우에도 비밀 문서 작업에 대한 단일 명령은 없습니다. 그러나 비밀 문서를 다루는 모든 직원이 기억해야하는 가장 공통적 인 공통점을 찾아내는 것은 여전히 가능합니다. 특히, 그것은 대략이다 :

직원은 문서의 저장, 보존 또는 수정에 대해 개인적으로 책임이 있습니다.
직원은 경계해야하며, 책임감 있고 세심해야합니다. 권한이없는 사람이 문서에 액세스하려고하면 즉시 시도를 중지해야합니다.
직원은 기밀 문서 작업 지침을 숙지하고 준수해야합니다.

또한, 전문가가 금지하는 것을 강조 할 필요가 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

권한이없는 사람에게 비밀 정보를보고합니다.
매뉴얼을 모르는 상태에서 문서의 제거, 운송 또는 변경;
직원의 책임이 아닌 문제에 관한 문서를 숙지하는 것;
관리에 대한 지식이없는 문서의 파괴.

비밀 문서의 출현

비밀 문서의 표지가 어떻게 나타나야하는지에 대한 가장 일반적인 정보를 제공하는 것이 좋습니다. 실제적으로 비밀 업무의 어떤 부서라도 다음 규범을 수정합니다 :

오른쪽 위 구석은 기밀의 목이다.
목 아래 - 재고 번호;
완벽한 비밀 문서는 오른쪽 상단 모서리에서 빨간 선을 가져야합니다.
시트는 번호를 매기고 바느질해야합니다.

당연히이 종류의 유가 증권에는 다른 많은 요구 사항이 있습니다. 그러나 위에서 언급 한 내용은 거의 모든 형태의 비밀 문서에 적용됩니다.